工場上的祭司 (五)：時間管理
朱家欣(真理報加西版2006年5月號)

俗語云：「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰」，而新約聖經亦說：「要愛惜光陰、因為現今的世代邪惡。」既然如此，就讓我們在今期「工場上的祭司」談談時間管理這題目吧！

時間就是金錢，而且時間比金錢更加寶貴，因為一般來說，若果金錢浪費了，那還有機會將錢賺回來。然而，如果時間浪費了，卻未必一定可以用錢解決問題。所以，有人說上天是十分公平的，因為無論是億萬富翁，抑或是窮光蛋也好，每人每日也有二十四小時可以使用。既然如此，我們理當好好管理時間，善用這免費卻又極寶貴的禮物。

其實，管理時間與管理金錢是相當近似的。在管理金錢方面，你首先要知道自己的管理目標，例如是要為退休儲蓄，還是要買樓買車呢？還是，你現正債台高築，需要一個有效的還款計劃呢？有了目標，你要知道自己有甚麼和多少資產可以管理，同時有甚麼支出，從而作出一個切實的財政預算。接着，你需要知道下一步自然是訂下實踐目標的方針，並且監管進度的方法，這樣才能持久地履行計劃。管理時間也是一樣，我們也是需要有目標，有預算，有計劃，有監管，而且在過程中持久地付上恆心和決心，這樣的鍛煉必能帶來理想的效果的。在本文中，我將會概括地討論時間管理的基本原則，所以文章內容並不局限於工作間之中，卻是能夠應用在家庭和個人等等的層面上。現在，讓我們逐一看看當中的細節吧。

1. 訂定目標
一個有意義和清晰的目標能夠幫助你有效地管理時間，因為正如前文所提，好的時間管理是需要付上恆心和決心的，若果缺乏目標，你甚至缺乏要善用時間的動機，更加遑論持久的時間管理了！你的目標是可大可小的，你可能打算在五年內用工余時間完成一個碩士學位，或者你計劃將你的房子翻新，或者你希望可以參加一些興趣班，又或者你希望可以花多些時間在家人身上等等；無論是大或小的目標，你需要清晰地列出有關目標的所有細節，並每細節所需要用上的時間。

2. 做好時間預算
你可以以一周時間表作為開始，第一步當然是記下在一周之中所有常規性的事項，例如上班、上學的時間，社區活動，教會活動等等。而第二步則是儘量詳細地記下每一天的時間分配，將所有令你花時間的事項也列出來，這包括梳洗，如廁，交通，弄餐，家務，看電視，與家人朋友聊天等等。我想特別一提的是，雖然市面上有很多各式各樣先進和花巧的高科技產品，但其實就算是一本很普通的日記簿，已可以滿足你做好時間預算的需要。

接着，你可以分析一下你的時間表，看看那些是浪費時間的事項，看看那些活動需要犧牲，從而作出調整，以謄出時間實踐目標。譬如說，因為你每天在繁忙時間上班，所以需要用上四十五分鐘的駕駛時間走一段十分鐘的路程，你可以考慮在繁忙時間前出門，減少被逼塞車的需要。另外，或者你可以減少部分娛樂時間以專注將目標達成。做完這些功夫後，你便可以將要完成目標所需的時間填入時間表。

3. 發掘時間
接着，你要動腦筋思想如何能夠發掘時間。首先，你要知道在一天之中，你在那一段時間有最高的工作效率，並且需要一個怎樣的工作環境，而儘量在最有利的客觀環境中進行最需要精神和腦力的工作，這樣必達到事半功倍的效果。第二，你需要善用科技，儘量將工作計算機化從而更有效率地完成工作。第三，你要勇敢拒絕一些自己不能承擔的工作，並要嘗試邀請他人與你一起同工，或將某些工作委託他人辨理，讓自己可以專注本身需要做，和善長做的工作。值得一提的是，經常百務纏身並不等如成功，然而，有目標並能按部就班者卻是成功有望。第四，你要學習如何創意地運用那些看似微不足道的時間，例如在等車和等人的時間回復一個電話，或者是在出席下一個約會前順道到超市購買所需物品等，這些能使你充分運用時間。

4. 自我監管
你需要訓練自己每天也要準備一張工作清單，列明需要完成的事務並所需時間，而且將事情要完成的先後次序排好。接着，最重要的是你需要「保護」你的時間表，意思是你不可隨便讓他人和其它事情打亂你的時間編排。在一天中，你需要不時查看工作單，從而知道各事務的進展情況和有否改動的需要。要注意的是，工作單和時間表必不可不切實際，不然的話，工作單和時間表不但不能成為你的輔助，卻只會製造無謂的壓力。另外，就你不同的目標而言，你亦需要每周，每月，每半年等分析一下你的進度。請謹記，沒有執行出來的目標只是空講呢！

其實，時間管理是生活的一部分，而好的時間管理技巧和習慣是需要學習和操練的。雖然今期的內容並非以工作間的時間管理為主體，但盼望以上所講到的簡單基本原則能夠適用於不同的環境。