在美國，引進外籍高科技人才是很多公司心照不宣的經營秘訣。但是，僱傭外籍雇員比僱傭美國人/綠卡確實需要廣大HR們操更多的心，也需要HR們做更多的準備，以免好不容易招來的人才轉眼又不能工作，給公司造成實際損失。

其實不管是美國移民局，還是勞工部，還是別的什麼政府部門，這方面事情確實挺多的，HR朋友們如果想要簡單明了
地了解移民法上的合規注意事項，這份寶典記得收藏～




1. 如果您的公司雇用了H-1B雇員：

在面臨“重大變化“（Material Change）時，千萬不要忘記file amendment （Simeio Solutions, LLC. (2015)）！


什麼算重大變化，需要遞交Amendment？

· 如果雇員的工作地點發生重大變化，需要遞交一份Amendment。但是在遞交了Amendment之後不需要等到正式批准，就可以開始在新的地點工作。

最簡單的判斷方法就是新地址是否與舊地址位於同一個Metropolitan Statistical Area（MSA）區域之內。

怎麼確定是否在同一個MSA區域？

地圖在這裡
https://www.census.gov/geographies/reference-maps/2020/demo/state-maps.html



如果顯示不是同一個區域塊之內，一定要遞交新的Amendment！

· 給員工降低工資，導致Wage Level下降，則需要遞交Amendment。

如果雇員降薪了，但還處於同一個Wage Level，或者漲工資了，則都不需要file Amendment。


· Part-time變成full time。


· Job duties發生重大改變，有可能需要遞交 Amendment。

當然什麼情況才算重大改變，需要具體問題需要具體分析，有疑問的話歡迎來諮詢～

什麼時候不需要遞交Amendment？

· 如果雇員的工作場所只是轉移到同一個Metropolitan Statistical Area（MSA）區域的另一個地點，一般不需要新的Amendment。
（查詢方式在上面～）

· 短期工作安排不用重新遞交Amendment。

什麼叫短期工作安排？

在特定情況下，雇員在的工作地點工作長達30天，或者在特殊情況下工作長達60天（例如居家辦公），是不需要遞交amendment的。

· 雇員前往非工作場所，不用重新遞交Amendment。

什麼是非工作場所？

比如說，前往某個地點參加各種會議、團建等，其實總共在這些地方也停留不了很久，這些地點就是非工作場所。

或者，工作性質本身要求員工的工作有流動性質，如雇員們有主要工作地點，但他們偶爾會短期反覆但不過度重複前往其他地點（員工的任何一次到訪不超過連續5個工作日，或大部分時間在一個地點工作而偶爾前往其他地點的員工的任何一次到訪不超過連續10個工作日）

別忘了準備以下“Public Access Files”材料隨時備查！
（如果雇用了H-1B，H-1B1和E-3員工，都需要準備這些材料）


- 一份已經certified的LCA文件；
（比如說在申請H-1B的過程中，律師會拿一份9035讓HR簽字，這份9035一定要保存好）雇員的paystubs，W2等可以證明薪資狀況的文件；
- 公司的薪資規章制度；
- Prevailing wage標準及搜索途徑；
- 公司提供的員工福利；
- 屬於H-1B-dependent, willful violators, or TARP/Federal Reserve Chapter 13 recipients的 雇主需要提供的額外文件：
· “Exempt” H-1B雇員名單；
·  雇用任何““Exempt” H-1B雇員名單的招聘總結。

請大家注意，如果公司發生過併購，併購行為不僅影響公司層面的利益，對於外籍員工來說也至關重要！

HR需要首先確認收購方是否為移民法定義的successor in interest並妥善保存以下文件應對移民局的上門檢查：

- 收購方接受被收購方所有負債的宣誓聲明；
- 所有在收購之前存在、受影響的外籍員工的LCA編號和生效日期；

注意，如果收購方是Successor in Interest，公司則無需向移民局遞交 H-1B Amendment。

- 收購後繼任實體的工資政策；
- 收購後繼任實體的雇主稅號。

2. 如果您的公司雇用了EB2/EB3綠卡申請人：

不好意思，即使是案子剛開始的PERM階段，HR也得時刻準備着應對可能出現的檢查。

之前我們介紹了案件批准後可能受到FDNS的實地調查應該如何應對的問題，沒看過的朋友可以點擊：吐血！案子都批了怎麼還有貴客來訪！

接下來我們來說說，HR應該如何應對PERM階段勞工部的檢或KCC的上門調查。這個檢查可能未必上門，但過程可能也很繁瑣，希望大家不要掉以輕心。

一般來說，勞工部會發郵件告知您的案子被Audit，HR朋友們記得核實信息、勤查郵箱。

一般KCC或者勞工部常問信息如下：

· 如果雇主有好幾家子公司、關聯公司，這幾家公司之間的關係是什麼？有什麼證據可以證明這些公司之間關係？
· 提供公司與雇員之間的勞動合同，以及HR負責人的姓名和聯繫方式；
· 如果子公司、關聯公司僱傭了外籍雇員，總公司是否提前知道僱傭情況？
· 雇員的實際工作地點；
· 雇員的工作職責；
· 雇員工作的起始和截止日期；
· 如果雇員的工作截止日期少於6個月，是否願意為雇員申請延期？
· 雇員在公司里的主管是誰？


另外別忘了，勞工證核查（Perm Audit）也是個潛在炸彈。


目前的法律規定雇主將PERM的申請文件（如PERM 申請，包括支持文件，招聘報告和PERM通知等）保留5年，如果碰到Perm Audit，HR需要拿出相應的證據。

要想合規，這些材料千萬保存好：

雇主將所有相關文件（可以被保密特權排除的信息除外）放在一個單獨的HR 文件夾里至少保存五年或以上，具體取決於各州和聯邦保留要求。

HR文件應包括：



· 發布的所有廣告的副本，包括法律要求的報紙或期刊廣告、州勞動局(SWA) 工單 、雇主外部網站和內網的打印件，· 校園招聘證據、招聘會、私人招聘公司、或廣播和電視廣告等；
· 雇主與招聘機構之間的合同，期刊，廣播、電視或報紙廣告的發票；
· 所有收到的簡歷和雇主與候選人之間的通信記錄；
· 有關勞動力市場總體狀況，公司的經濟和勞工狀況（包括工會員工）的證明材料。

Audit什麼時候來？讓我未雨綢繆一下！

令人難過的是，我們完全無法預判Audit的時間。PERM Audit可以在申請期間或在PERM certified之後進行，只能說如果雇主啟動了PERM程序，無論批了還是沒批，Audit驚喜都可能隨遲但到，隨機抽查沒有任何痕跡可循。


還是皮一下，我不配合行嗎？

如果雇主不聽話，PERM申請將被拒絕。所以千萬不要對着幹。

更慘的是，如果雇主不聽話，還可能導致該公司未來長達兩年PERM申請的招聘被監管，雇主及其律師或代理人可能因故意提供虛假信息而被禁止參與申請 PERM 長達三年。

聽起來是不是比得罪FDNS更慘……想想當年的Facebook，大半年沒有PERM申請通過，導致人才紛紛選擇別廠大包，是不是往事歷歷在目，雞已經殺過了，我們這些猴子也得從中吸取教訓，不要輕易得罪勞工部，不要走他們的老路。

下面說說一下Facebook用血淚給我們總結的經驗：

- 無論是不是服務綠卡的招聘，在流程、標準、人員配備、招聘方式等等一系列細節上都要保持一致，不要讓勞工部懷疑招聘的真實性。
- 如果僱傭了美國員工，給他們提供與外籍員工同等的待遇、福利和支持，不要讓他們有外籍員工的待遇更好的錯覺。萬一有人心懷不滿打電話向勞工部或者移民局抱怨，對雇主可能都會有一定影響。

這裡再稍微說一些勞工法的注意事項。

勞工部有時候會將審查擴大到對雇主的工資和工時進行全面審計，主要是看雇主是否有遵守公平勞工標準法Fair Labor Standard Act，所以HR在面對外籍雇員和本國雇員的待遇問題時，更要一碗水端平。

FLSA的規定涉及員工工作日的方方面面。除了要求非受限制工人按他們每小時的最低工資標準支付每周工作超過 40 小時的加班之外，FLSA 的審核將涵蓋雇主所有方面的薪酬制度。

工資和工時法不盡相同，其中許多州對雇主規定了更高的最低工資和加班費。大家最好還是及時諮詢專業勞工法律師，以便了解本州的規定細節。

另外再加一句，全面檢查過程中可能還會查看公司的出勤系統，其中包括用餐和休息時間，檢查是否正確計算加班費。

雇主應定期審查打卡表或應用程序中的加班數據，並確保記錄正確和支付相應工資。

例如，在同一天去不同地點上班的員工到達工作場所前可能都不會打卡，但到工作場所前的通勤時間應包括在加班費中。員工應被鼓勵仔細檢查他們的工資單並報告任何遺漏的工作時間，以便雇主能夠及時糾正。

此外，任何對工作時間的更正必須由雇員簽名或簽上姓名縮寫。

在未經員工同意或有書面證據支持的情況下，雇主不得擅自更改員工時間記錄。

免責聲明：
我們是專業移民律所，並非勞工法律所，上述內容僅供參考，有任何問題請諮詢本州勞工法律師。

在合規方面，I-9表格的填寫規範性也不能忽視

2020年3月疫情剛開始的時候，移民局和ICE對I-9合規做了一些調查，比如2021年4月之後招聘的員工，如果是完全遠程工作或居家辦公則不需要現場檢查工作許可。但是現在大家陸續開始回辦公室上班，應該如何調整自己的I-9合規政策:

- 保存所有和I-9合規相關的書面文件，比如公司內部規定，常規操作和給員工提供的培訓；
- 保存給遠程辦公的員工的公司政策通知郵件；
- 如果是遠程檢查，需要保存2020年3月20日之後新招聘所有員工的I-9和身份確認文件，是否有文件證明身份確認檢查的延誤是因為COVID-19，如果是使用授權代表檢查身份文件的模式，是否有文件可以證實已經經過了實地檢查。

今天這篇是寫給專業HR的，就不貧啦，相信各位專業HR都能get到精髓！筆芯！


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