如何回答behavioral questions？

前面說過behavioral questions是在美國的職業面試當中最常見的形式。通常是面試者拋出一個問題，讓你從你的經驗當中舉出例子。而從你給出的例子當中，面試者得以對你的skills和personalities加以了解和判斷。有工作經驗的人，尤其是工作時間比較長的人，當然最好舉你工作當中的例子。對於那些沒有工作經驗的人，可以舉在學校和同學做project的例子，參加學校社團活動的例子，在community做 volunteer 的例子。

在我經歷的大大小小的20多個面試中，我最常遇見的問題有：

Tell me about your self.Leadership exampleTeamwork exampleProject management exampleProblem-solving exampleTaking initiative exampleWhat’s the most difficult decision you’ve made recently? Why are you interested in this position/this company?What do you see yourself five years later in this organization?

前三個問題，我幾乎每次都被問到。而且第一輪面試問完了，第二輪面試換個人，還要問你同樣的問題。

關於Tell me about yourself，我在下一個報告中會專門談談如何回答這個問題。這個問題是看似簡單，實際上很難對付的一個問題。下面我着重談談除此以外的其他問題。

關於leadership，我想多說一點。可能因為是MBA，公司對應試者的leadership quality 非常重視。我們國人的概念是leader就是領導，就是有一定權力的人，有下屬匯報的人。但要知道，有的人在領導的位置上，不一定就有leadership，而有的人不在領導的位置上，但他或她可能在工作當中表現出很好的leadership的素質和能力。剛開始的時候，我覺得英文這個所謂的leadership很抽象，很難具體化。後來我漸漸明白leadership can be demonstrated in different ways.

For example, sometimes, a leader needs to be a change agent. When you initiate something new to change the common practice or the status quo, you have to rationalize your ideas, convince others, motivate them to change, and overcome various obstacles etc. In this case, you are in a leadership role.

Another example. Sometimes, it’d be more difficult to lead people and have them work in concert when they are not reporting you. In my case, as an Export Sales Manager in charge of export sales to China, Japan and Korea, I need internal production, processing and logistic teams to work with me and to insure the production is in place on time, the product quality meets my customer’s requirement and the shipments to my customers are on time. It takes leadership and teamwork skills to get the job done.

Leadership can also be demonstrated in crisis management, for example, when there is a quality problem with your company’s products that may potentially cause a huge loss or negative publicity to your company or your customer. It takes leadership to act fast and decisively, so that the situation would be remedied and the potential damage would be minimized.

Leadership can be also demonstrated when you successfully carry out a project under the challenging timeline or with limited resource, or when you take initiative, identify a potential business opportunity and bring a new revenue stream to the company.

我在這裡想說的是，不要把leadership理解的很教條和僵化。美國人可以把小小的或看似簡單的事情給安上一個漂亮的名字。就象project這個詞。只要是有這麼一件事情，有一定的objective, 需要人力物力在一定的時間裡完成，都可以稱之為project. 你完成個作業都可以是個project. 再比如model這個詞，以前在我的眼裡那得是個實實在在的，高深複雜的東西。但是我曾有幸看見一個公司所謂的Leadership Model。這是個有全球員工近10萬人的大公司，不可謂不牛吧。結果這個他們引以為驕傲的，還要keep confidential的Leadership Model實際上是個PowerPoint slide, 就一張slide. 上面中間一圓圈，內寫Leadership，然後四周畫了幾個方塊還是圓圈，內寫幾項leadership quality，用了不同的顏色，看起來比較fancy。這就是一個model，好笑吧。

所以你沒當過領導不要緊。大家把自己的工作經歷和人生經歷好好想一想，找出關於leadership的例子應該是不難的。

關於teamwork的問題，有很多varieties. 面試者可能有不同的方式發問。比如：Give me an example how you work with a team to solve a problem/carry out a projectGive me an example that how you encourage your team members to do their jobs.Give me an example that how you deal with resistance in a team.

想提醒大家的是，這些例子之間不是mutually exclusive。你可能有一個例子，which may fit different settings, such as leadership, teamwork, project management, problem-solving or initiative-taking. 你也有好幾個不同的例子可以展示同一個quality。一般來說，你需要準備至少8 – 10 個例子來回答我列出的這幾個topics. 針對leadership 和teamwork尤其要多準備幾個例子。我曾經在一次面試中，同一個面試者要求我給出兩個關於leadership的例子。（說明：我這裡所說的經驗也許更適合MBA graduate，對於有些技術性要求比較強的職位，請大家具體問題具體分析。）

在談了我對面試的幾個主要問題的理解之後，現在可以談談我的體會，怎樣回答這些問題。

除了Tell me about yourself 這個問題，the most commonly used structure/????at to answer behavioral questions is STAR – Situation, Task, Action and Result.

可能各位看官當中很多人已經聽說過或了解這個東東。但是，我個人的體會，一般性的知道和了解不一定能使你活學活用。在我們商學院，每一個MBA一進學校，學校的就業輔導反覆在各種場合跟大家說，STAR， STAR，在面試當中一定要用它來回答問題。當時，誰不知道STAR呀。但是把它能夠熟能生巧的運用在各個例子當中卻不是一天半晌就可以的。尤其當你在很緊張的面試的情況下，或是當面試者突然問你了一個unexpected question, 你可能就忘了follow this ????at.

一般來說，對每個問題的回答得控制在2-3分鐘以內。在這很短的敘述例子的過程中，你的重點應該是強調Action 和Result，這是面試者最關心的部分。所以在時間分配上，對於Situation和Task你要非常簡潔地一筆帶過，交代清楚大概的背景就可以了。關於Result, 就象我前文中寫resume一樣，it needs to be a tangible result (or results). 儘量用數字或百分比來表示。

我剛開始面試的時候，常犯的錯誤就是在Situation 和Task上浪費太多時間。因為我原來工作的行業比較特殊，屬於agricultural biotech industry （聽起來fancy吧），實際上就是生產供應大田作物種子（如玉米，大豆），最終用戶是廣大農民兄弟。在這個行業里有許多專業詞，比如hybrid seed (雜交種)。我在面試當中犯了一個嚴重錯誤就是在舉例子時，沒有把那些行業專業詞換成人家能懂的，通用的詞。因為人家聽不懂，就試圖想和人家解釋，結果陷入給太多details的泥潭，糾纏在描述Situation 和Task上出不來。一個例子別說2-3分鐘，就是5-6分鐘也嘮叨不清。

所以當你面試的工作是跨行業的，你一定要遏制住欲望，使用那些你耳熟能詳的原行業的詞或term。人家聽不懂至少有兩樣壞處：聽不懂，就沒興趣聽了。而且還留下一個印象：你的經驗離面試這個行業太遠，你不fit。 不管是那種，你的面試已經完了。所以我後來學乖了，什麼hybrid, 我連seed也不提了，就籠統地說our product.

舉個例子。我在面試中講到我開發中國種子市場的時候，我說： It’s a fragmented market, therefore, we can’t afford to hire a big sales force to serve the market. We have to rely on distributors and serve the market through the distribution channel. Since we priced our product at a premium price, 8 times higher than the local product, the biggest task is to identify, train and develop distributors, who would be capable in building a successful business with us together.

上面這段話，你有沒有看到我說中國的億萬農民，說種子，說我們賣的是油用向日葵種子，說因為regulation, 我們必須通過國營種子公司賣種子？沒有。我說那些details, 尤其是有中國特色的details，別說不是我們這個行業里的人，就算是，也不一定能搞明白中國特色。我上面的這段話可以適用於任何一個business-to-business industry or business-to-business marketing的情況. 我的point是如果你面試不同行業的工作，一定要用人家聽的懂的話描述你的例子。

在此，我建議大家，把你所有的例子寫下來，嚴格按照STAR的形式寫，然後反覆斟酌記憶。有可能的話，找老美改下，要那些寫作好的老美改。老美當中也不是每個人都擅長business writing的。面試的時候，千萬不要讓人感覺你在面無表情的背書。模仿老美講話，抑揚鈍挫，眉飛色舞。

很重要的一點是，你的例子不能用大白話寫和說，要用professional business language來寫和說。尤其是對MBA，公司付得薪水高，其期望值也高。整個面試考察很重要的內容就是你的communication skills. 在此，我想多談談我這方面的體會和經驗。因為就算你成績好，技術好，水平高，但你不擅長用business language 來溝通和交流，你的communication skills不好，sooner or later, 你的事業發展會受阻，尤其是在美國，這個非母語的國家。

記得有這樣一句話，寫得很好。”In business, communications are not only the way that we express ourselves, but also, more importantly, the way that we work with people.”

也許你看我在這個報告裡寫英文還一套一套的，實際上我英文的vocabulary很差的。我給你講講我的背景你就知道了。我大本專業比較怪異，是科技日語。就這個專業名字又是一個有中國特色的東東，美國沒這一說。日語就是日語，還科技，實際上那些科技的詞，用日語一個都不會說。所以我給老美介紹自己的專業就說是日語。因為這個專業和後來的工作，我有近10年都沒有碰過英語。若干年前因為開始在美國公司（國內）工作，從許國彰英文第二冊開始把英文撿起來。我想這裡大家英文的底子恐怕都比我強。

來讀MBA之前，雖然已在美國工作和生活了兩年，但由於當時的工作比較獨立，加上公司的文化，我不需要寫很正式的business report。我們也不太開什麼會議，所以我也不需要用 PowerPoint作 presentation。平時和美國同事的溝通基本上是email。所以進商學院的時候，自己的商務英文水平還停留在寫寫非正式的email，能簡潔的把事情講清楚的水平。但是嚴格地說，當時的英文不是很professional（現在也還沒有達到理想的水平）。

但我有一個優點（現在要大言不慚地夸自己了）， 我對語言很敏感。當我在學校意識到business communication skills的重要性的時候，我開始通過各中場合，使用各種手段提高。

我積極參與上課發言。我在發言之前，總是打個腹稿，避免言之無物或囉里囉嗦。我參加學校搞的presentation workshop，學習presentation skills. 我參加學校的case competition來鍛煉自己。我選修了business writing class。除了這些之外，提高英文的business communication skills, 我認為最重要的是要做一個有心人，你需要being very observing，每天，每時，每刻。因為羅馬不是一天就建成的。

比如，我隨身帶一個小本子。當我在日常學習中，讀到任何一篇business的東東（可以是課本，case，報紙，公司的宣傳材料等等），聽到學校講座里請來的那些公司頭頭任何一句講話，只要我覺得在我面試當中可以利用上，我就把它記下來。說老實話，我現在在面試當中說得很多話，都是學人家的，靠平時這樣積累下來的。

俗話說，好記性不如爛筆頭。只有記下來，有空就看看，不知不覺你就記住了，那些professional business language就變成了你自己的了，到用的時候就可以隨手拈來，運用自如。你如果注意觀察一下那些成為公司????utive的人，沒有一個講話沒有水平的。在學校哪怕功課再忙，我都儘可能地聽各種針對MBA的講座。聽的時候，我觀察他們的譴詞造句，他們講話的structure, the logic behind their speeches，還有他們的body language。看着他們，我經常覺得很amazing，心裡慨嘆什麼時候能變得象他們/她們這樣用英文侃侃而談，並且風度翩翩。

我還在各種場合觀察美國人怎麼interact, 怎麼chitchat。這些技巧不管是在面試當中，還是將來工作當中，都是非常重要的interpersonal skills.

就算看電視，你也可以做一個有心人。我很喜歡看原來每周日晚演的電視劇”The Practice”, 講一幫criminal defense layer的故事。裡面有大量的法庭辯論。我對那些律師在辯論時用的詞，用的句子，用的邏輯，仰慕如滔滔江水。還有現在在播的”The Apprentice”, 最喜歡看的就是board room里的discussion。從看電視，我覺得我也學到不少東西。所以上學這兩年，我也沒少看電視，不過，學習成績因此就麻麻的了。

在這裡，想向大家，尤其是要搞或正搞business的和MBA graduates, 推薦一個好東東。我想很多人都知道McKinsey，美國知名的consulting firm。他們辦了一份季刊，叫”McKinsey Quarterly”。裡面的文章涉及各種business issues, very analytical and insightful。每篇文章都不長，個人覺得比Harvard Business Review容易讀。對於我來說，最大的好處是學習他們用的business language，他們用的詞和句子都是很simple but professional的東東。雖然sub????ion 不便宜，一年的membership好象要150刀，但你可以access on-line所有的archives. 我去年在準備各種面試的時候，經常上去搜索關於我要面試的行業的文章作參考。再舉個例子，如果你是應聘project management 尤其是IT，可以搜到各種相關的文章。找上幾篇讀讀，用人家的詞和句子polish你的例子，我覺得效果會不錯。

總結下，準備應對面試的那些behavioral questions，是臨上轎才扎耳朵眼兒的事情。而提高business communication skills，對於我們這些在美國打拼的中國人來說，是需要constant, persistent and life-long efforts，我們需要learn smart and work smart，才能在美國的職場立於不敗之地。

今天的報告就寫在這裡。下一篇將專門討論關於Tell me about yourself 這個問題。謝謝大家！