美國的稅務文件資料要保存多久？

 在美國每年為了報稅，不管是個人還是公司，都會準備和報稅有關的文件資料。一年一年文件資料會越來越多，由此產生這樣一個問題：報稅文件資料需要保存多久？

 一般而言應該保存三年，因為稅法的追訴期是三年

 保存稅務文件資料最主要目的是為了對付稅務部門的稅務稽查。因此，稅務文件資料的保存期長短，取決於稅法追溯期的長短。美國稅法6501條規定，一般而言所得稅的法律追溯期是三年，因此所得稅務方面文件資料的保存也就是三年。

 法律追訴期的三年是這樣計算的：以2010年個人所得稅（Form 1040）為例，報稅的截止日期是今年的4月18號。因此，所有在今年4月18號以及在此之前寄出，或者在網上送出的稅表的法律追溯期，就從2011年4月18號開始計算法律追訴期，直到三年以後的2014年的4月18號結束。而延期報稅的法律追溯期，則是從實際寄出或送出稅表的那天開始計算。比如你4月18號不能按期報稅，但你申請了延期報稅到10月18號（4月18號的六個月以後）。你在延長期間內的5月1號實際寄出或在網上送出了稅表，你的稅表的法律追溯期就是從2011年5月1號開始，計算到三年以後的2014年的5月1號結束。一般而言，只要法律追溯期過了，為報稅準備的文件資料就沒有了保存的必要，因為依法任何政府部門不可以對已經過了法律追訴期的稅表提出任何稽查的要求。

 在某些情況下，報稅文件資料要保存比法律追訴期更長的時間

 一般而言，稅務文件資料的保存期取決於法律的追訴期。稅務年度的法律追訴期過了，該年度稅務文件資料就失去了保存的必要。但是有些情況下，即使該稅務年度的三年追訴期已過，為該稅務年度準備的某些稅務文件資料還需要保存下去。

 比如折舊。假定你在2010年花了12萬元買了一台機器用於生產活動，按照稅法你可以每年在稅表上分攤一定的折舊費扣除來沖銷你的所得。假定這個機器的折舊期限是6年，每年可以分攤2萬元的扣除。三年以後過了2014年4月18號這天，雖然2010年的三年的法律追訴期已經失效，但你還是必須保存2010年期間發生的有關購買這台機器的所有相關文件和資料，因為機器的折舊期是6年。在將來還有三年的稅表上還會有這台機器折舊的扣除，只要有這種折舊扣除的報稅年份的法律追訴期還沒有過期，你就有可能被稅務稽查要求證明這台機器的折舊扣除的根據，即購買機器的文件資料，即使這種文件資料產生在法律追訴期已經失效的2010稅務年度里。

同樣的情況也適用於由借貸關係產生的利息所得和扣除。你在稅表上所申報的利息所得和扣除可能延續超過三年法律追訴期的時間。只要你申報這些利息所得和扣除的稅表還在法律追訴期內，產生以此相關的借貸關係的所有原始文件資料，不管其年份有多遠，都必須保存下去。

 美國稅法上有生意上的虧損年份的淨虧損可以向後延遞兩年向前延遞二十年去沖銷盈利年份的淨所得的規定。如果用了淨虧損年份的淨虧損去沖銷淨所得年份的淨所得，那有關淨虧損稅務年度的文件資料的保存期就取決於這種淨虧損所延遞沖銷的盈利年度的法律追訴期，而不是取決於這種淨虧損所產生的稅務年度的法律追訴期。有關虧損年度的淨虧損的文件資料，應該是所有有關虧損年度的文件資料。這種文件資料的保存期有可能長達二十年以上，因為這種淨虧損的延後沖銷有可能到二十年。這種淨虧損延後沖銷盈利年份的淨所得的規定是把雙刃劍：一方面是對納稅人很有利的規定，二十年前的淨虧損都有可能延續到現在的年份來沖銷淨所得。但它同時它也讓二十年前法律追訴期已經失效的稅表有了被重新稽查的風險。當二十年前的淨虧損被延續用來沖銷現在年份的盈利時，為了確定現在的還在法律追訴期內的年份的稅是否正確計算和申報，就需要確定二十年前的淨虧損是否正確。這種確定不會對二十年前的稅務責任發生影響，因為二十年前的稅表的法律追溯期早已經失效。但它卻會對現在還在法律追訴期內，被二十年前的淨虧損沖銷掉盈利的稅務責任發生影響。納稅人有責任保存提供二十年前所有的稅務文件資料來證明二十年前的稅表上淨虧損的正確性。

 比較不常見的幾種特殊情況

 以下幾種情況很不常見，對大多數人都不會適用，但了解一下也是有必要的：

 其一是由特殊的5年的法律追訴期決定的稅務文件資料保存期

 稅法6501條規定，如果被發現漏報收入超過應報收入的25%，法律追訴期就不是3年而是是5年。比如如果在2015年12月31號，政府有證據顯示你的2010年的稅表應報收入是10萬但你只報7萬5千。你少報的部分占到應報部分的25%，這個時候，2010年稅表三年的一般法律追訴期雖然已經過了，但因為有25%的漏報收入的可能性，政府有可能根據5年的追訴期來稽查你2010年的稅表要求你證明你2010年稅表在所得申報方面的正確性。在這種情況下，保存5年以前的所得稅務文件資料來向稅務稽查證明你2010年所得申報的正確性就是必要的了。

 其二是由欺詐稅表的無限法律追訴期決定的稅務文件資料保存期。

 如果稅表被確定有欺詐目的，沒有法律追溯期的限制。稅務稽查可以查到不管多遠的年份。為了證明你沒有欺詐的目的，你對稅務文件資料的保存也會是無限的。

 其三是沒有申報稅表的法律追訴期和稅務文件資料保存期。

 有人可能會問，既然稅法追訴期是三年。那如果我不申報稅表，過了三年後法律追訴期過後，我就沒事了。這是個關於稅法追訴期的一個錯誤觀念。如果你沒有申報稅表，你就不受法律追訴期的保護，因為稅法講得很明白，法律追訴期是從你申報之日開始計算。你沒有申報你的稅務就沒有法律追訴期。比如你沒有申報二十年前的稅表，雖然那是二十年前的事了，但是因為你沒有申報，你就不受法律追溯期的保護，政府依法可以對二十年前的稅務活動進行稽查並要求你申報，這樣你的稅務文件保存的需要也可能遠到任何你沒有申報的年份。