在我們這個專業，有一個國際組織，一般由一個主席，兩個副主席，一個秘書長，和近10位的執行理事組成常任的機構，這個組織下面是國家或地區的組織，每個國家或地區都有一個所謂的國家代表，參加每四年一次的全體會議。我們這個組織以前主要的工作只有兩個，一個是每四年一次的學術會議，另一個是我們領域的專業學術期刊。每四年一次的會議，現在剛好和夏季奧運會是同一年，需要申辦國家或地區提前4年申請，由國家代表在全體會議上投票決定申辦的國家，和奧運會的程序比較相似，所以有時也被一些人稱為我們領域的奧林匹克會議。按照過去的經驗，每次一般都有3到4個國家申辦，最後落到得票超過半數的一個國家，如果第一輪票數不夠，那麼就要淘汰那個票數最少的申辦國，循環下去直到有一個國家得到超過半數才停止。

名義上，這個國際會議是屬於這個國際組織的，實際上，具體的操作的絕大部分都是舉辦國的國家或地區組織舉辦。因為我們這個領域雖然比較特殊，雖然不是全世界每個國家都有相關的人員，但是全世界參與的科研人員的總數還是不少，特別是日本，多達數千人。最近，每次的會議規模都超過千人，而且在2000年和2004年都超過了2000人，規模越來越大。因此，舉辦這個會議，對於提高中國在這個領域的影響，展示中國最新的經濟和科研成果有着比較重要的意義正式因為如此，我們單位的第一任所長，和後來的曾經第二任所長都努力過一次，不過因為種種原因兩次都沒有成功。在我回去之前的2000年，台灣地區在申請2004年舉辦權的時候，在最後的一輪中以2票的差別敗給了加拿大，在當時的政治環境中，如果台灣能夠舉辦如此規模的國際學術會議，對於中國政府來說，都是一個不可原諒的失敗。

正是因為學術、政治需求等原因，並且更加重要的，舉辦這樣的會議，對於我們單位有着不可替代的深遠影響。我回國以後不久，就開始了2004年申辦的準備，因為正式提交申請書之前，還有很多功課要做。

第一就是整合國內的相關學術組織。在國內的學術界，我們的專業比較窄，只在兩個一級學會下面各有一個二級學會。早年，為了申辦這個國際會議的需要，兩個二級學會聯合，成立了一個聯合會，經外交部批准，可以對外作為國家的一級組織代表中國在國際組織中活動。因為國內沒有活動，所以很多年都沒有變化，當年的相關人員，絕大多數都已經退休，我們要做的第一步當然就是要重新明確這個聯合會的相關人員。我作為這個組織的掛靠單位的負責人，當然就要承擔具體事務，最後在這個聯合會中當一個秘書長，並出任在國際組織內中國國家代表。想必大家都知道，在國內，甚至是在國外的一些組織機構中，主席都大多數都是掛名的，具體的事務都是秘書長負責，然後再成立一個工作辦公室，加入若干真正干具體實事的人員，負責日常的運作。

組織完善之後，第二步就是取得主管部門的同意。前面已經說了，我們是兩個二級學會的聯合，而這兩個二級學會屬於不同的政府部門，不過因為大家都是熟門熟路，早已互相之間都是臉熟，再加上申辦這個會議的重要性，所以沒有費太多的精力就得到了兩個主管部門的批准。

得到了主管部門批准之後，第三步就是國家的批准。因為這個會議規模太大（我們預估是在2000到3000人，外賓至少1500人以上），預計外賓也很多，需要舉辦會議的當地政府（北京市）、外交部（特別是外交部）還有各相關部門的通過。北京市比較好辦，一是兩個主管部門都在北京，和北京地方有着不少的關係，二是舉辦這樣的會議對北京只有好處沒有壞處，三是反正他們也沒有具體繁重的任務，當然是樂於成事。至於外交部以外的部委，反正都是掛名的性質，最多需要多開幾次會議，對於他們部門的工作沒有影響，所以都無所謂，因此也就是樂見其成了。

最有挑戰的地方就是外交部了。外交部從來都是一個NB的部門，我們的申請不但規模大，外賓多，還有一個聯合會的歷史問題需要解釋清楚，而當年批准這件事的當事人基本都離開去了其他地方和崗位，沒有一個人知道這件事情的來龍去脈，所以誰也不敢做主，批准同意。經過N多次的協商，最後終於在我們單位的檔案中找到了當年外交部的批件，很多問題才慢慢地解決，並最終得到了外交部的批准。這時，時間已經是第二年（也就是2004年）的3月底，而當年的申請需要在5月份之前送出去。

就這樣，國內的行政準備基本完畢，剩下的就是具體的任務公關了，包括申請書的製作、遊說各國的國家代表和最後的答辯，其中各國的遊說和最後的答辯很有意思，留給以後的博文再介紹吧。

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